Guide: Sådan sikrer Plant Supervision en smidig visumproces ved udstationeringer
Planlægning, dokumentation og kendskab til lokale regler er nøglen, når medarbejdere skal udstationeres. Plant Supervision deler her sine vigtigste erfaringer med global mobility og visumansøgninger – og hvordan projektledere kan undgå dyre forsinkelser.
Når teknikere og specialister sendes ud på midlertidige projekter, kan visumansøgningen hurtigt blive en kompleks affære. Reglerne varierer fra land til land, og selv små ændringer kan få stor betydning for tidsplanen. Hos Plant Supervision har man gennem mange års internationalt arbejde opbygget solid erfaring med at navigere i processerne – og ved, hvad der skal til for at få medarbejderne hurtigt og lovligt på plads.
– Et korrekt visumvalg og rettidig planlægning er afgørende for at undgå projektforsinkelser, siger Asbjørn Vollmer Jeppesen, Head of Legal hos Plant Supervision.
Vælg den rette visumtype
Det første skridt er at identificere den korrekte visumtype. Et forretningsvisum er ofte tilstrækkeligt til kortere ophold og møder, mens en arbejdstilladelse kræves ved tekniske eller praktiske opgaver. I nogle tilfælde kan et projektbaseret visum eller intra-koncern transfer være mest hensigtsmæssigt.
Plant Supervision vurderer altid de lokale muligheder nøje. Erfaringen viser, at visse visumtyper har kortere behandlingstid – og dermed kan bidrage til en hurtigere opstart.
Råd: Rådfør dig tidligt med HR eller en global mobility-specialist, så du vælger den rigtige kategori fra start.
Tilpas ansøgningen til projektets tidsplan
Behandlingstiden for visum kan svinge fra få uger til flere måneder. Derfor bør visumprocessen indgå som en fast del af projektplanlægningen.
Indsend ansøgninger i god tid, tjek visummets gyldighedsperiode, og vær forberedt på eventuelle forlængelser, hvis projektet ændrer tidsramme.
Dokumentation skal være i orden
En komplet og korrekt dokumentation er nøglen til en smidig ansøgning. Typiske krav omfatter gyldigt pas, ansættelsesbrev, invitationsbrev fra projektets ejer samt dokumentation for kvalifikationer.
Plant Supervision anbefaler at samle alt i en delt digital mappe, så HR og juridiske afdelinger nemt kan kontrollere materialet, inden det indsendes.
Hold jer opdateret på visumkrav
Visumregler ændrer sig løbende. Et eksempel er Indonesien, hvor kravet til pasfotoets baggrund ændrede sig fra blå til rød – og dermed forsinkede flere ansøgninger.
Derfor gennemgår Plant Supervision løbende officielle immigrationskilder og samarbejder med globale partnere for at sikre, at alle krav overholdes.
Råd: Lav jævnligt interne audits af jeres visumprocedurer, og tilmeld jer opdateringer fra relevante myndigheder.
Få hjælp af en global mobility partner
Immigrationslovgivningen er kompleks, og fejl kan få store konsekvenser. En erfaren partner kan sikre opdateret vejledning, korrekt visumvalg og en mere effektiv proces.
– Vi ser ofte, at virksomheder undervurderer den tid og kompleksitet, der følger med en visumansøgning. Med den rette rådgivning kan man undgå mange udfordringer, siger Asbjørn Vollmer Jeppesen.
En veltilrettelagt proces sparer tid og ressourcer
En velplanlagt visumstrategi reducerer risikoen for forsinkelser og gør det lettere at få medarbejderne hurtigt ud på projekterne. Med klare procedurer, korrekt dokumentation og opdateret viden kan udstationeringer gennemføres sikkert og effektivt.
Læs mere om Plant Supervisions løsninger inden for global mobility og international projektstøtte her.
BREAKING