Planlægningsfasen i ethvert projekt - uanset branche - er en vigtig del af en meget lang rejse. Planlægningsfasen sætter det benchmark, som succesen vil blive målt efter. Den giver retning og tager højde for potentielle risici. For industrianlæg - med både små og store projekter - kan små fejl i planlægningsfasen skabe større, dyre problemer på længere sigt.  
  
For at få en insiders perspektiv på, hvad der gør planlægningsfasen vigtig for et industrianlæg, satte vi os ned med Mujtaba Qureshi, projektleder hos Enterprise Products med mere end 15 års erfaring. Før sit arbejde hos Enterprise Products ledede Mujtaba store kapitalprojekter - og førte specifikt tilsyn med planlægningsfasen af disse projekter - hos Chevron. Mujtaba er civilingeniør med en bachelorgrad i civilingeniørvidenskab, en mastergrad i ingeniørledelse og en MBA i projektledelse.  
  
I vores samtale med Mujtaba delte han vigtig indsigt i, hvordan man forbedrer planlægningsfasen af ethvert industrianlægsprojekt:  
  
Sørg for, at du har den synlighed i hele virksomheden, der er nødvendig for at opbygge vellykkede planer.  
  
"Planlægningsfasen er afgørende, og den sætter dig virkelig op til succes," sagde Mujtaba. "Men endnu vigtigere end selve planlægningsfasen er den synlighed i hele virksomheden, der er nødvendig for at informere planlægningsfasen." Projekter, der ikke følger en ordentlig planlægningsproces, og som mangler synlighed i missionskritiske data, ender med at skabe store problemer hen ad vejen. "Små huller i planlægningsfasen, skabt af denne mangel på synlighed, skaber større problemer i udførelsesfasen. De forårsager overskridelser af omkostninger og tidsplaner og andre negative projektresultater, som gør, at man ikke lever op til interessenternes forventninger," siger Mujtaba.  
  
For flere år siden arbejdede Mujtaba f.eks. på et projekt til udvidelse af et raffinaderi. Dette projekt oplevede et par problemer, som alle kunne have været løst i planlægningsfasen. "De indledende dataoplysninger, designet og referencerne, som vi havde brug for til at skabe en vellykket plan, var der ikke," siger Mujtaba. "Fordi vi ikke kunne levere de data, der var nødvendige for at træffe informerede beslutninger, tog den plan, vi byggede, ikke højde for visse risici. Da disse risici blev til virkelighed, havde vi ikke de data, der kunne advare os om at dreje vores ressourcer og iværksætte afhjælpende foranstaltninger. Resultatet var, at det projekt, der oprindeligt skulle koste 16 millioner dollars, endte med at koste mere end 100 millioner dollars."  
  
For at bekæmpe dette anbefaler Mutjaba, at man sikrer sig, at man har fuld synlighed i alle projektrelaterede data som en forløber for planlægningsfasen.  
  
Udvikl omfanget af dit projekt tidligt, og tag højde for grænser.  
  
"Tidligt i projektet, det vi ville kalde fase 1, er det vigtigt at udvikle projektets omfang," siger Mujtaba. Men hvad sker der, når omfanget begynder at skride? Så er det tid til at revurdere omfanget. "Arbejd sammen med dine interessenter, og bliv enige om, hvad det nye resultat og de nye forventninger skal være," sagde Mujtaba. Han tilføjede: "Sørg for at få klart nedskrevne forventninger fra hver enkelt interessent."  
  
Mujtaba fortalte, at hver afdeling og gruppe inden for den pågældende interessentkategori vil have forskellige behov for hvert projekt. Projektledelsen vil have andre forventninger end sikkerhedsgruppen, og sikkerhedsgruppens forventninger vil være forskellige fra ingeniørgruppens forventninger. "Hvis dine interessenter ikke kan blive enige om projektets omfang, så arbejd sammen med teamet. Gå tilbage til tegnebrættet og diskuter, indtil alle interessenter er enige om det omdefinerede omfang af projektet. Fortsæt derefter med projektet." Hvis man overser dette trin i planlægningsfasen eller ikke tager det op igen, når scope creep bliver en realitet i udførelsesfasen, kan det blive nødvendigt at skrinlægge projektet eller flytte det til en senere dag. 
Et vigtigt tip til industrianlæg, der arbejder med omfang, er at inkludere grænser. "Du skal have grænserne nævnt i dit scope," siger Mujtaba. "Gør det klart, hvad der er inden for projektets grænser, og hvad der er uden for." Denne praksis kan hjælpe teams med at håndtere udfordringer, der dukker op på et senere tidspunkt. Når en anden interessent beder om, at noget bliver taget op i projektet, og det er uden for de oprindelige, aftalte grænser, bliver samtalen om, hvordan ændringen vil påvirke projektleveringen, lettere at både viderebringe og forstå.  
  
Skab en enkelt kilde til sandhed for bedre datadrevne beslutninger. 

Traditionelt har organisationer været afhængige af en række forskellige værktøjer til at gemme deres projekt-/aktivrelaterede data. Med så mange forskellige værktøjer har brugerne været nødt til at udtrække data fra hvert værktøj og derefter manuelt indtaste disse data sammen for at få et "stort billede" af tidligere eller nuværende præstationer. Denne manuelle proces er selvfølgelig udsat for menneskelige fejl og er meget tidskrævende. Oftest gør denne praksis data utroværdige.  
  
For at bekæmpe dette anbefaler Mujtaba, at man bruger et værktøj, der kan samle alle datakilderne på et enkelt sted. Selvom data og værktøjer er vigtige, er det afgørende, at industrianlæg etablerer et enkelt datamiljø, hvor data er let tilgængelige. "Man er nødt til at have effektive og pålidelige data til at informere projektplanerne, hvis man ønsker, at projekterne skal lykkes i udførelsesfasen," siger Mujtaba.  
  
Når data dirigeres til en enkelt kilde til sandhed, kan virksomhedsledere bruge nøjagtige, lettilgængelige data til at informere deres beslutninger og træffe bedre valg i planlægningsfasen for at sikre, at hvert projekt bliver en succes.  

Udnyt automatisering til at holde interessenter informeret, mens du fokuserer på mere værdifulde indsatser.  
"For at opbygge effektive og pålidelige projektplaner er det afgørende at udnytte automatiserede værktøjer," siger Mutjaba. Automatisering gør det muligt for projektmedarbejderne at overlade opgaver med lav værdi, som datahøst og rapportering, til det automatiserede værktøj, så de kan fokusere på mere værdifulde opgaver. Automatisering er også med til at fremme datanøjagtighed og tillid, da det fjerner risikoen for menneskelige fejl.  
I forbindelse med rapportering fortalte Mujtaba, at de dage, hvor man kun havde med interne interessenter at gøre, er forbi. "Der er så meget ekstern rapportering, der er påkrævet nu," sagde Mujtaba. For at kunne levere robuste rapporter med nøjagtige data, der er skræddersyet til hver enkelt interessents interesser i tide, er automatisering et must.  
Mutjaba fortsætter: "For at opnå dette niveau af realtidsrapportering uden at skulle bruge hele sit job på at indsamle data og organisere rapporter, har man brug for et automatiseret projektstyringssystem." Resultatet er, at interessenter bliver bedre informeret om projektets indsats og resultater, mens projektplanlæggere og ledere kan fokusere på det, der betyder mest: at sikre projektets succes.   
Er du klar til at lære mere om, hvordan du accelererer din rejse mod et smartere og mere effektivt industrianlæg? Læs vores e-bog her for at forbedre dine processer til udførelse af industrianlæg